Aktuelles

Letzte Möglichkeit zur gesetzeskonformen Mailarchivierung 24.11.2016

Wir möchten nochmals daran erinnern, dass am 31.12.2016 die Übergangsfrist zur Einhaltung der GoBD Richtlinien endet.

Gesetzeskonforme Mailarchivierung

Was bedeutet dies?

Ab dem 01.01.2017 müssen E-Mails, welche geschäftlichen Inhalt enthalten, im Rahmen der Aufbewahrungspflicht für Dokumente archiviert werden.
Es ist demnach nicht mehr ausreichend, lediglich ein- und ausgehende PDF‘s abzulegen, sondern auch die (dazu gehörende) relevante Korrespondenz, wie E-Mail Inhalte.

Informationen und Anforderungen

Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.

Genaue Informationen und Anforderungen finden Sie in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ des Bundesministerium der Finanzen (BMF).
Schreiben zur GoBD aufrufen (PDF)

In diesem 37 Seiten umfassenden Dokument wird die elektronische Archivierung der klassischen „Papier-Archivierung“ gleichgesetzt.

Da die E-Mail heute einen wesentliche Teil der Geschäftskorrespondenz darstellt und neben dem Anhang, welcher bisher oftmals gesichert wurde, auch im Text oftmals für die Betriebsprüfung wichtige Inhalte enthält, muß diese ebenfalls als Geschäftsbrief archiviert werden. Oftmals lassen sich nur so Vorgänge zweifelsfrei nachvollziehen.

In einem solchen Archiv müssen Mails laut GoBD Pkt. 9 Absatz 119 „… für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben …“

Was kann man tun?

Jetzt handeln!

Da allein mit der Vorgabe (GoBD Pkt. 9 Absatz 119) die oftmals klassisch in Unternehmen gepflegten Archivordner im E-Mailprogramm (z. B. Outlook) oder auf dem Mailserver nicht mehr konform zu GoBD sind, empfiehlt es sich jetzt zu handeln.

Neben der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben bietet Ihnen eine Mailarchivlösung jedoch noch mehr.
Sie erreichen eine deutliche Verbesserung der Suchgeschwindigkeit innerhalb Ihrer Mails und finden nach Sekunden die relevanten Nachrichten und Daten, bis hinab in die Anhänge.
Zudem werden Ihre teueren Mailserver entlastet, Speicherplatz gespart und somit Kosten und Fehlerquellen reduziert.

Gerne beraten wir Sie zu unseren Lösungen näher.
Handeln Sie noch fristgerecht und nehmen Sie Kontakt mit uns auf.